Eigenbeleg Vorlage inklusive Ausfüllhilfe

Downloaden Sie unsere Eigenbeleg Vorlage & gestalten Sie selber ihren Quittungsbeleg. Unser Ersatzbeleg Muster im Word-Format ist schon fertig formuliert & braucht nur noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder an Ihrem Rechner oder händisch fertiggestellt werden.

Sie haben keinen Originalnachweis mehr oder haben keinerlei Beleg erhalten? KeinThema! Machen Sie Ihre Rechnungsführung mithilfe unserer kostenfreien Mustervorlage wieder vollständig.

Anknüpfend zeigen wir Ihnen, wie dies klappt.

Eigenbeleg Vorlage mitsamt Ausfüllhilfe

In der Finanzbuchhaltung zählt die eherne Regel „Keine Buchung ohne Beleg“. Für den Fall, dass eine Originalquittung über eine Zahlung nicht mehr auffindbar, nicht nutzbar oder aber einfach nicht existent ist, darf eine Eigenbeleg Vorlage genutzt werden. Damit der eigens ausgestellte Beleg von den Steuerbehörden anerkannt werden kann, muss ebendieser im Zuge einer geschäftlichen Ausgabe geschrieben worden sein.

Wichtig bei dem selbst erstellten Ersatzbeleg ist die Aufführung aller spezifischen Daten über die Betriebsausgabe, so wie diese in der Regel auch auf dem Originalbeleg aufzufinden wären. Ein Ersatzbeleg muss infolgedessen plausibel und von der Ausgabenhöhe her glaubwürdig sein. Auf einem eigenen Beleg sind deswegen immer der Vor- und Nachname und die Postanschrift des Zahlungsempfängers, der Anlass für die Ausgabe, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Zahlungsdatum als auch die Signatur des Zahlenden aufzuführen.

Dabei muss der Eigenbeleg immer der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche und zu oft ausgestellte Ersatzbelege wirken bei einer Steuerprüfung meistens nicht glaubwürdig.

Eigenbeleg als Ersatzbeleg

Existiert für eine betriebliche Ausgabe kein Rechnungsnachweis und ist die nachträgliche Besorgung der Notbelege oder auch einer Abschrift der Quittung nicht machbar oder zu schwierig, so kann der Selbstständiger oder auch der Angestellter den Eigenbeleg ausstellen. Auf jenem notiert er die wichtigsten Informationen zum Geschäftlichen Vorfall.

Der Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Grundlage für die Buchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen helfen beim Ausstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Aufwendungen müssen natürlich geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Gezahlte Umsatzsteuer kann ein Geschäftsmann keinesfalls als Vorsteuer abziehen, für den Fall, dass dieser den Geschäftsvorfall alleinig mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Nichtsdestotrotz zählt dann auch der komplette Gesamtbetrag als Geschäftsausgabe.

Neben den Fällen, wo ein Ersatzbeleg den originalen Beleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Anfertigung von eigenen Belegen überhaupt keine Alternative gibt, bspw. bei Privatentnahmen & -Einlagen von Kapital oder auch Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen und Muster assistieren beim Erstellen von Ersatzbelegen. Zudem bieten wir ein Tool für genau diesen Vorgang an, welches ebenfalls kostenlos bereit steht.

Welche maximale Ausgabenhöhe gilt bei eigenen Belegen?

Ersatzbelege für geringe Ausgaben bis zu einer Höhe von 150 Euroletten im Gesamten sind weitgehend unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Das gelte im Besonderen für Zahlungen, welche über ein Konto geführt wurden. Schließlich bestehe folglich ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigens erstellte Belege für Bargeldzahlungen sollte der Zahlende um zusätzliche Belege ergänzen, sofern er solche weiteren Nachweise hat.

Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Abschrift des Briefes die Aufwendungen nachweisen. Diverse Kleinausgaben lassen sich sowieso lediglich per Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Unternehmer nicht quittiert kriegen. Hierfür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg.

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